در پادکست شماره ۲۰ شرکت آگاه محاسبان شریف، حسین اوتادی و محمد مهرجو درباره یکی از مهمترین دغدغههای مدیران و صاحبان کسبوکارهای جدید صحبت کردند: شرکتهای تازهتأسیس از نظر حسابداری و مالیاتی باید از کجا شروع کنند؟
بسیاری از شرکتها بعد از ثبت رسمی، فعالیت خود را آغاز میکنند اما به موضوعات مالی، حسابداری و مالیاتی از همان روزهای اول توجه کافی ندارند. همین بیتوجهی میتواند در آینده باعث ایجاد مشکلات جدی مثل جرایم مالیاتی، برگ تشخیص سنگین، مغایرت در اظهارنامه، اشتباه در سامانه مودیان، انتخاب نادرست اینتاکد یا نداشتن گزارشهای مدیریتی درست شود.
در این قسمت از پادکست حسابان تأکید شد که شرکت تازهتأسیس باید از همان ابتدا مسیر مالی و مالیاتی خود را درست طراحی کند. یعنی قبل از اینکه حجم فعالیت زیاد شود یا زمان ارسال اظهارنامه برسد، باید پرونده مالیاتی، نرمافزار حسابداری، ثبت اسناد، ساختار کدینگ و تکالیف قانونی شرکت مشخص و اصولی انجام شود.
اولین قدم شرکت تازهتأسیس چیست؟
اولین قدم برای یک شرکت تازهتأسیس، دریافت مشاوره از یک مشاور مالیاتی یا مدیر مالی باتجربه است. بسیاری از مدیران تصور میکنند بعد از ثبت شرکت، فقط کافی است فعالیت تجاری را شروع کنند و بعداً برای حسابداری و مالیات اقدام کنند. اما واقعیت این است که بسیاری از تصمیمهای مالیاتی از همان روزهای اول شکل میگیرد.
تشکیل پرونده مالیاتی، انتخاب اینتاکد، بررسی مشمولیت ارزش افزوده، انتخاب نرمافزار حسابداری، طراحی کدینگ، تعریف فرآیند ثبت اسناد و آمادهسازی شرکت برای ارسال صورتحساب و اظهارنامه، همگی باید از ابتدا درست انجام شوند.
اگر این موارد از روز اول اشتباه انجام شود، اصلاح آن در سالهای بعد سختتر، پرهزینهتر و گاهی همراه با جرایم مالیاتی خواهد بود.
اهمیت تشکیل پرونده مالیاتی برای شرکتهای تازهتأسیس
یکی از مهمترین موضوعات مطرحشده در پادکست، تشکیل پرونده مالیاتی بود. زمانی که یک شرکت ثبت میشود، فرآیند مالیاتی آن نیز باید پیگیری شود. هر شرکت برای شروع فعالیت رسمی و انجام تکالیف مالیاتی، نیاز به پرونده مالیاتی کامل و فعال دارد.
در این پرونده باید اطلاعات شرکت، نوع فعالیت، اینتاکد، وضعیت ارزش افزوده، اطلاعات هویتی، نشانی، کد پستی، اطلاعات شرکا یا اعضای شرکت و سایر موارد مرتبط بهدرستی ثبت شود.
اگر پرونده مالیاتی ناقص باشد یا مراحل آن کامل نشده باشد، شرکت ممکن است در انجام بعضی فعالیتها با مشکل مواجه شود؛ از جمله صدور صورتحساب، ارسال اظهارنامه، انجام تکالیف ارزش افزوده و استفاده از سامانههای مالیاتی.
در پادکست اشاره شد که باید اطمینان حاصل شود پرونده مالیاتی تا مرحله نهایی یا همان گام چهارم پیش رفته باشد تا شرکت بتواند فعالیت مالیاتی خود را بهدرستی آغاز کند.
انتخاب اینتاکد؛ تصمیمی مهم و سرنوشتساز
یکی از حساسترین بخشهای تشکیل پرونده مالیاتی، انتخاب اینتاکد است. اینتاکد نشاندهنده نوع فعالیت اقتصادی شرکت است و در رسیدگیهای آینده میتواند اثر مهمی داشته باشد.
اگر اینتاکد با فعالیت واقعی شرکت هماهنگ نباشد، ممکن است در زمان رسیدگی مالیاتی مشکلات جدی ایجاد شود. برای مثال، ممکن است حوزه فعالیت کلی یک شرکت درست انتخاب شده باشد، اما نوع فروش آن اشتباه ثبت شود؛ مثلاً فعالیت عمدهفروشی بهاشتباه خردهفروشی انتخاب شود یا برعکس.
این اشتباه شاید در ابتدا ساده به نظر برسد، اما در آینده میتواند روی تشخیص مالیات، تحلیل فعالیت، رسیدگی ممیز و محاسبه درآمد مشمول مالیات اثر بگذارد.
به همین دلیل در پادکست تأکید شد که انتخاب اینتاکد باید با دقت و با مشورت فرد متخصص انجام شود. این بخش نباید صرفاً با حدس، عجله یا بدون شناخت دقیق فعالیت شرکت تکمیل شود.
بررسی مشمولیت ارزش افزوده
موضوع مهم دیگر برای شرکتهای تازهتأسیس، بررسی وضعیت مالیات ارزش افزوده است. همه شرکتها بسته به نوع فعالیت، کالا یا خدماتی که ارائه میکنند و قوانین مربوطه، باید وضعیت خود را از نظر ارزش افزوده مشخص کنند.
اگر شرکت مشمول ارزش افزوده باشد اما تکالیف آن را انجام ندهد، ممکن است در آینده با جرایم و مطالبات مالیاتی مواجه شود. از طرف دیگر، اگر شرکت اطلاعات خود را اشتباه ثبت کند یا صورتحسابها را درست صادر نکند، ممکن است در سامانه مودیان و اظهارنامه ارزش افزوده دچار مشکل شود.
بنابراین شرکت تازهتأسیس باید از ابتدا بداند آیا مشمول ارزش افزوده است یا خیر، چه تکالیفی دارد، چه زمانی باید اظهارنامه ارزش افزوده ارسال کند و صورتحسابهای خود را چگونه باید ثبت نماید.
نرمافزار حسابداری؛ هزینه نیست، دارایی است
یکی از بخشهای مهم پادکست، انتخاب نرمافزار حسابداری بود. شرکتهای تازهتأسیس باید از همان ابتدا یک نرمافزار مالی مناسب انتخاب کنند تا تمام رویدادهای مالی آنها بهدرستی ثبت شود.
در پادکست تأکید شد که مدیران نباید در انتخاب نرمافزار فقط قیمت را ملاک قرار دهند. نرمافزار حسابداری یک هزینه ساده نیست؛ بلکه میتواند یک دارایی مهم برای شرکت باشد.
شاید شرکت در سال اول کوچک باشد و تعداد تراکنشهای مالی کمی داشته باشد، اما اگر چشمانداز رشد دارد، باید نرمافزاری انتخاب کند که در آینده نیز پاسخگوی نیازهای شرکت باشد. اگر شرکت بزرگتر شود، شعبه اضافه کند، نمایندگی بگیرد، تراکنشهای مالی بیشتری داشته باشد یا به گزارشهای دقیقتری نیاز پیدا کند، نرمافزار باید توانایی مدیریت این رشد را داشته باشد.
انتخاب نرمافزار ضعیف یا متفرقه ممکن است در ابتدا ارزانتر باشد، اما در آینده باعث دردسرهایی مثل محدودیت گزارشگیری، انتقال سخت اطلاعات، عدم پشتیبانی مناسب، خطا در ثبتها یا ناهماهنگی با نیازهای مالیاتی شود.
چه نرمافزارهایی برای شروع مناسب هستند؟
در پادکست به چند نرمافزار رایج در بازار حسابداری ایران اشاره شد؛ از جمله سپیدار، راهکاران و هلو. این نرمافزارها به دلیل شناختهشده بودن، پشتیبانی، امکانات مناسب و استفاده گسترده در فضای مالی و حسابداری، میتوانند برای بسیاری از کسبوکارها گزینههای قابل بررسی باشند.
البته انتخاب نرمافزار باید بر اساس نوع فعالیت شرکت انجام شود. نیاز یک فروشگاه، یک شرکت تولیدی، یک شرکت بازرگانی، یک شرکت خدماتی یا یک مجموعه دارای شعبه با هم متفاوت است.
مهم این است که نرمافزار بتواند نیازهای فعلی و آینده شرکت را پوشش دهد، گزارشهای مدیریتی مناسب ارائه کند، امکان ثبت دقیق اسناد را داشته باشد و در مسیر رشد کسبوکار محدودیت جدی ایجاد نکند.
ثبت رویدادهای مالی از روز اول
یکی از اشتباهات رایج شرکتهای تازهتأسیس این است که در ماههای اول فعالیت، ثبتهای حسابداری را جدی نمیگیرند. بعضی مدیران تصور میکنند چون شرکت هنوز کوچک است یا فروش زیادی ندارد، میتوانند بعداً اسناد را یکجا ثبت کنند.
اما در پادکست تأکید شد که اگر روال حسابداری از روز اول درست پیش برود، بعدها مشکلات مالی و مالیاتی کمتری ایجاد میشود. هر خرید، فروش، دریافت، پرداخت، هزینه، قرارداد، واریز، برداشت، حقوق و دستمزد یا تراکنش بانکی باید از همان ابتدا ثبت و مستند شود.
اگر اسناد از ابتدا منظم باشند، شرکت در زمان ارسال اظهارنامه، رسیدگی مالیاتی، کنترل حسابها، گزارش به هیئتمدیره و تحلیل وضعیت مالی، با مشکل کمتری روبهرو خواهد شد.
نقش حسابدار در شرکت تازهتأسیس
داشتن حسابدار برای شرکت تازهتأسیس فقط برای ثبت اسناد نیست. حسابدار کمک میکند اطلاعات مالی شرکت از ابتدا منظم شود. این اطلاعات بعدها برای تصمیمگیری مدیرعامل، اعضای هیئتمدیره، سرمایهگذاران و حتی مشاور مالیاتی اهمیت دارد.
وقتی حسابدار رویدادهای مالی را درست ثبت کند، شرکت میتواند گزارشهای مدیریتی دقیقتری داشته باشد؛ مثل گزارش نقدینگی، گزارش فروش، گزارش هزینهها، گزارش حسابهای دریافتنی و پرداختنی، گزارش بانکها و گزارش سود و زیان.
این گزارشها به مدیران کمک میکند بفهمند شرکت در چه وضعیتی قرار دارد، چقدر فروش داشته، چقدر هزینه کرده، چقدر طلب دارد، چقدر بدهی دارد و جریان نقدی آن چگونه است.
اهمیت گزارشهای مدیریتی برای هیئتمدیره
در پادکست به این نکته اشاره شد که شرکت دارای اعضای هیئتمدیره و شرکا است و گزارشهای مالی درست میتواند به شفافیت بین اعضا کمک کند.
وقتی اسناد بهدرستی ثبت میشوند، گزارشهای مدیریتی قابل اعتماد تهیه میشود و اعضای شرکت میتوانند درباره وضعیت مالی کسبوکار تصمیمهای بهتری بگیرند.
گزارشهای نقدینگی، فروش، هزینهها، سود و زیان و بدهیها فقط برای امور مالیاتی نیستند؛ بلکه برای مدیریت داخلی شرکت هم ضروریاند. اگر شرکت از ابتدا بدون گزارش مالی حرکت کند، ممکن است بعد از مدتی نداند سود واقعی چقدر بوده، پول کجا خرج شده، بدهیها چقدر است یا کدام بخش از فعالیت بیشترین هزینه را ایجاد کرده است.
چرا شروع اشتباه میتواند گران تمام شود؟
اگر یک شرکت تازهتأسیس از ابتدا پرونده مالیاتی را ناقص تشکیل دهد، اینتاکد اشتباه انتخاب کند، نرمافزار نامناسب بخرد، حسابداری را دیر شروع کند یا اسناد را نامنظم نگهداری کند، احتمال دارد در اولین رسیدگی مالیاتی با چالش جدی مواجه شود.
سازمان امور مالیاتی در زمان رسیدگی، به اظهارنامه، دفاتر، سامانه مودیان، ارزش افزوده، حسابهای بانکی، فاکتورها، هزینهها و اطلاعات پرونده توجه میکند. اگر این موارد از ابتدا درست نباشند، ممکن است مالیات سنگین یا جرایم برای شرکت مطالبه شود.
به همین دلیل، بهتر است شرکتهای تازهتأسیس قبل از شروع فعالیت جدی، مسیر حسابداری و مالیاتی خود را با کمک مشاور متخصص طراحی کنند.
جمعبندی پادکست
در پادکست شماره ۲۰ حسابان، موضوع حسابداری برای شرکتهای تازهتأسیس بررسی شد. مهمترین نکات مطرحشده شامل اهمیت مشاوره مالیاتی از ابتدای کار، تشکیل پرونده مالیاتی، انتخاب صحیح اینتاکد، بررسی مشمولیت ارزش افزوده، تکمیل پرونده تا گام چهارم، انتخاب نرمافزار حسابداری مناسب، ثبت رویدادهای مالی از روز اول و تهیه گزارشهای مدیریتی بود.
پیام اصلی این پادکست این است که شرکت تازهتأسیس باید از همان ابتدا حسابداری و مالیات را جدی بگیرد. اگر مسیر از روز اول درست طراحی شود، احتمال ایجاد مشکلات مالیاتی، جرایم، برگ تشخیص سنگین و بینظمی مالی در آینده کمتر خواهد شد.
نرمافزار حسابداری مناسب، حسابدار آگاه، مشاور مالیاتی باتجربه و پرونده مالیاتی کامل، چهار پایه مهم برای شروع درست یک شرکت هستند.
شرکت آگاه محاسبان شریف با تجربه تخصصی در حوزه حسابداری شرکتهای تازهتأسیس، تشکیل پرونده مالیاتی، انتخاب اینتاکد، مشاوره مالیاتی، نرمافزار حسابداری، سامانه مودیان، ارزش افزوده و تنظیم اظهارنامه، آماده همراهی کسبوکارهای جدید برای شروعی اصولی و کمریسک است.
برای مطالعه مقالات تخصصی حسابداری و مالیاتی میتوانید به وبسایت رسمی حسابان به آدرس hesaban.net مراجعه کنید. همچنین برای مشاهده آموزشها و نکات روز حسابداری و مالیاتی، صفحه اینستاگرام @taxhesaban را دنبال کنید. برای دریافت مشاوره در زمینه حسابداری شرکتهای تازهتأسیس، تشکیل پرونده مالیاتی و انتخاب مسیر درست مالیاتی، از طریق سایت یا دایرکت اینستاگرام با ما در ارتباط باشید.
