در پادکست شماره ۱۹ شرکت آگاه محاسبان شریف، حسین اوتادی و محمد مهرجو درباره یکی از سوالات مهم مدیران کسبوکار، شرکتهای کوچک و مجموعههای متوسط صحبت کردند: حسابدار استخدام کنیم یا خدمات حسابداری را برونسپاری کنیم؟
بسیاری از مدیران، مخصوصاً در ابتدای مسیر کسبوکار یا زمانی که حجم فعالیت مالی شرکت هنوز خیلی بالا نیست، با این سوال مواجه میشوند که آیا بهتر است یک حسابدار در محل شرکت حضور داشته باشد یا امور حسابداری را به یک شرکت خدمات مالی و حسابداری، حسابدار پارهوقت یا تیم بیرونی بسپارند.
پاسخ این سوال برای همه کسبوکارها یکسان نیست. تصمیم بین حسابداری در محل کارفرما و برونسپاری حسابداری به چند عامل مهم بستگی دارد؛ از جمله حجم تراکنشهای مالی، نوع فعالیت شرکت، تعداد اسناد، سطح محرمانگی اطلاعات، نیاز به گزارشهای مدیریتی، امکانات شرکت برای استقرار حسابدار و میزان ارتباط روزانه واحد مالی با سایر بخشها.
حسابداری در محل کارفرما چیست؟
حسابداری در محل یعنی حسابدار یا تیم مالی بهصورت حضوری در شرکت مستقر میشود و امور مالی، ثبت اسناد، کنترل حسابها، ثبت خرید و فروش، بررسی بانکها، حسابهای دریافتنی و پرداختنی و سایر فعالیتهای حسابداری را داخل مجموعه انجام میدهد.
این روش معمولاً برای شرکتهایی مناسبتر است که حجم عملیات مالی بالایی دارند، تراکنشهای روزانه زیادی ثبت میکنند یا نیاز دارند حسابدار بهصورت مستمر در جریان اتفاقات مالی و اجرایی شرکت باشد.
در این حالت، حسابدار ارتباط مستقیمتری با مدیرعامل، مدیر مالی، واحد فروش، واحد خرید، انبار و سایر بخشهای شرکت دارد. همین ارتباط نزدیک باعث میشود اطلاعات مالی سریعتر منتقل شود و تصمیمگیریها با دقت بیشتری انجام شود.
برونسپاری حسابداری چیست؟
برونسپاری حسابداری یعنی شرکت، امور مالی و حسابداری خود را به یک شخص یا مجموعه بیرونی میسپارد. این خدمات میتواند توسط شرکت خدمات حسابداری، حسابدار پارهوقت، تیم مالی بیرونی یا مشاور حسابداری انجام شود.
در این مدل، اسناد و مدارک از طریق نرمافزار، پیامرسانها، پلتفرمهای آنلاین، فایلهای اشتراکی یا جلسات دورهای بین کارفرما و حسابدار تبادل میشود. حسابدار بیرونی اسناد را ثبت میکند، گزارشها را تهیه میکند و بر اساس توافق، بهصورت هفتگی، ماهانه یا دورهای گزارش مالی ارائه میدهد.
برونسپاری معمولاً برای کسبوکارهای کوچک، شرکتهای کمتراکنش، مجموعههایی که نیاز به حسابدار تماموقت ندارند یا شرکتهایی که فضای مناسب برای استقرار حسابدار ندارند، گزینه مناسبی است.
کدام کسبوکارها بهتر است حسابدار حضوری داشته باشند؟
در این پادکست توضیح داده شد که اگر یک مجموعه تراکنشهای مالی زیادی دارد و حسابدار باید تماموقت درگیر کارهای روزانه شرکت باشد، بهتر است حسابداری در محل انجام شود.
شرکتهایی که خرید و فروش روزانه زیاد دارند، عملیات بانکی متعدد انجام میدهند، انبار فعال دارند، تولیدی هستند، چند واحد مختلف دارند یا نیازمند گزارشگیری مستمر هستند، معمولاً با حسابدار حضوری بهتر مدیریت میشوند.
در چنین مجموعههایی، حضور حسابدار در محل باعث میشود اسناد سریعتر ثبت شوند، مدارک کمتر گم شود، سوالات مالی همان لحظه پاسخ داده شود و مدیران بتوانند وضعیت حسابها را بهتر پیگیری کنند.
همچنین در شرکتهایی که اطلاعات مالی حساس، محرمانه یا حجم بالایی از اسناد دارند، حضور حسابدار در محل میتواند از نظر کنترل مدارک و امنیت اطلاعات مزیت داشته باشد.
کدام کسبوکارها میتوانند حسابداری را برونسپاری کنند؟
برونسپاری حسابداری بیشتر برای مجموعههایی مناسب است که حجم فعالیت مالی آنها محدود است و نیاز ندارند حسابدار هر روز در محل شرکت حضور داشته باشد.
برای مثال، شرکتهای کوچک، برخی کسبوکارهای خدماتی، فروشگاههای کمتراکنش، شرکتهای بازرگانی با تعداد محدود فاکتور خرید و فروش، یا مجموعههایی که در هفته فقط یک یا دو روز کار حسابداری دارند، میتوانند از خدمات حسابداری برونسپاریشده استفاده کنند.
در این حالت، بهجای استخدام حسابدار تماموقت و پرداخت هزینههای مرتبط با حقوق، بیمه، فضای کاری، سیستم، تجهیزات و مدیریت نیروی انسانی، شرکت میتواند امور مالی خود را به یک تیم بیرونی بسپارد و فقط بر اساس نیاز واقعی خود هزینه کند.
البته برونسپاری زمانی موفق است که روال مشخصی برای ارسال مدارک، ثبت اطلاعات، گزارشگیری و کنترل عملکرد حسابدار تعریف شده باشد.
نقش حجم تراکنشها در انتخاب مدل حسابداری
یکی از مهمترین معیارها برای انتخاب بین حسابدار حضوری و برونسپاری، حجم تراکنشهای مالی است.
اگر شرکت روزانه یا هفتگی تعداد زیادی فاکتور، پرداخت، دریافت، سند بانکی، خرید، فروش، چک، حقوق و دستمزد یا عملیات مالی دارد، معمولاً حضور حسابدار در محل منطقیتر است. چون تأخیر در ثبت اسناد میتواند باعث ایجاد بینظمی، مغایرت بانکی، فراموشی مدارک و ضعف در گزارشگیری شود.
اما اگر حجم اسناد کم است و ثبت اطلاعات در چند ساعت یا چند روز مشخص در هفته انجام میشود، برونسپاری میتواند گزینه اقتصادیتر و کاربردیتری باشد.
در پادکست اشاره شد که اگر مجموعهای فقط به حسابدار پارهوقت، مثلاً یک یا دو روز در هفته نیاز دارد و شرایط محیطی لازم برای حضور حسابدار را ندارد، برونسپاری میتواند انتخاب مناسبی باشد. اما اگر نیاز شرکت به حسابداری به سه روز در هفته یا بیشتر برسد، بهتر است به داشتن نیروی ثابت یا حضوری فکر شود.
اهمیت محرمانگی اطلاعات مالی
یکی از نکات مهم مطرحشده در پادکست، موضوع محرمانگی اطلاعات مالی بود. اطلاعات حسابداری شرکت شامل خریدها، فروشها، سود، هزینهها، حقوق و دستمزد، بدهیها، مطالبات، موجودی بانکها و اطلاعات حساس تجاری است.
وقتی حسابداری در محل شرکت انجام میشود، اسناد و مدارک داخل مجموعه باقی میماند و کنترل بیشتری روی دسترسی به اطلاعات وجود دارد. این موضوع برای برخی شرکتها، مخصوصاً مجموعههایی که اطلاعات مالی حساس دارند، اهمیت زیادی دارد.
در برونسپاری حسابداری نیز باید به محرمانگی توجه شود. اگر قرار است مدارک از طریق پیامرسان، نرمافزار، ایمیل یا فضای ابری ارسال شود، باید روش تبادل اطلاعات امن، منظم و قابل پیگیری باشد. همچنین بهتر است با شخص یا شرکت خدمات حسابداری معتبر همکاری شود و تعهدات محرمانگی در قرارداد مشخص باشد.
چالشهای برونسپاری حسابداری
برونسپاری حسابداری مزایای زیادی دارد، اما اگر درست مدیریت نشود، میتواند باعث بینظمی و ایجاد خطا شود. یکی از چالشهای اصلی این روش، فاصله حسابدار از جریان روزمره کسبوکار است.
وقتی حسابدار در محل شرکت حضور ندارد، ممکن است بعضی اطلاعات دیر به او برسد. اسناد ممکن است ناقص ارسال شوند، توضیحات کافی درباره هزینهها داده نشود یا مدارک بهموقع بارگذاری نشوند. در نتیجه، ثبتها با تأخیر انجام میشود و گزارشهای مالی دقت کافی نخواهند داشت.
برای جلوگیری از این مشکل، باید یک روال مشخص بین کارفرما و حسابدار تعریف شود. مثلاً اسناد هر هفته در یک زمان مشخص ارسال شود، فاکتورها و رسیدها بهصورت منظم بارگذاری شوند، سوالات مالی در یک گروه مشخص مطرح شود و گزارشها در زمان توافقشده تحویل داده شوند.
گزارشگیری در حسابداری برونسپاریشده
در پادکست تأکید شد که اگر حسابداری بهصورت برونسپاری انجام میشود، مدیران باید گزارشهای بیشتری از حسابدار دریافت کنند. چون برخلاف حسابداری حضوری، مدیر نمیتواند هر لحظه با مراجعه به سیستم مالی وضعیت ثبت اسناد را بررسی کند.
گزارشهایی مثل حسابهای دریافتنی، حسابهای پرداختنی، موجودی بانکها، مانده صندوق، وضعیت چکها، فروش دورهای، خریدها، هزینهها و وضعیت اسناد ثبتنشده باید بهصورت منظم دریافت شود.
این گزارشها باعث میشود مدیر مطمئن شود کار حسابداری در حال انجام است و وضعیت مالی شرکت بهروز است. اگر گزارشگیری منظم نباشد، ممکن است شرکت دیر متوجه مغایرتها، بدهیها، مطالبات یا مشکلات مالیاتی شود.
نقش جلسات دورهای با حسابدار
یکی از پیشنهادهای مهم مطرحشده در پادکست، برگزاری جلسات منظم با حسابدار یا تیم مالی بیرونی است. بسته به حجم فعالیت شرکت، این جلسات میتواند هفتگی، دوهفتهیکبار یا ماهانه برگزار شود.
در این جلسات، مدیر یا مسئول مربوطه باید گزارشهای مالی را بررسی کند. مانده حسابهای دریافتنی و پرداختنی، موجودی بانکها، وضعیت چکها، اسناد ثبتنشده، هزینههای مهم، فروش دوره، بدهیهای مالیاتی و سایر موارد باید کنترل شوند.
این جلسات کمک میکند ارتباط بین کارفرما و حسابدار حفظ شود و کارفرما از وضعیت مالی مجموعه خود بیخبر نماند. برونسپاری موفق بدون گزارشگیری و جلسه منظم، معمولاً در بلندمدت دچار مشکل میشود.
مزایای حسابداری در محل
حسابداری در محل چند مزیت مهم دارد. اول اینکه حسابدار به جریان روزانه کسبوکار نزدیکتر است و اطلاعات مالی را سریعتر دریافت میکند. دوم اینکه اسناد و مدارک داخل شرکت باقی میماند و کنترل بیشتری روی محرمانگی اطلاعات وجود دارد.
مزیت دیگر این است که مدیران میتوانند هر زمان نیاز داشتند، از حسابدار گزارش بگیرند یا وضعیت نرمافزار مالی را بررسی کنند. همچنین حسابدار حضوری معمولاً شناخت بهتری از فعالیت واقعی شرکت، مشتریان، تأمینکنندگان، روند فروش، خریدها و هزینهها پیدا میکند.
این شناخت باعث میشود کیفیت ثبت اسناد و گزارشدهی بهتر شود. مخصوصاً در شرکتهایی که عملیات پیچیده دارند، حضور حسابدار در محل میتواند به تصمیمگیری مالی بهتر کمک کند.
مزایای برونسپاری حسابداری
در مقابل، برونسپاری حسابداری نیز مزایای خودش را دارد. مهمترین مزیت آن کاهش هزینه برای کسبوکارهای کوچک و متوسط است. اگر شرکت نیاز به حسابدار تماموقت ندارد، پرداخت حقوق کامل، بیمه، مزایا، فضای کاری و تجهیزات ممکن است توجیه اقتصادی نداشته باشد.
برونسپاری میتواند به شرکت کمک کند با هزینه کمتر، از خدمات حسابداری استفاده کند. همچنین اگر با یک شرکت خدمات حسابداری حرفهای همکاری شود، ممکن است علاوه بر ثبت اسناد، خدمات مشاوره مالی، مالیاتی و گزارشگیری نیز دریافت شود.
برای کسبوکارهایی که تازه شروع کردهاند یا حجم عملیات آنها هنوز محدود است، برونسپاری میتواند انتخابی هوشمندانه و اقتصادی باشد.
آیا شرکتهای تولیدی باید حسابداری را برونسپاری کنند؟
در پادکست اشاره شد که برونسپاری بیشتر در شرکتهای کوچک و بعضی شرکتهای بازرگانی کاربرد دارد و در شرکتهای تولیدی معمولاً حساسیت بیشتری وجود دارد.
شرکتهای تولیدی موضوعاتی مثل انبار، مواد اولیه، بهای تمامشده، دستمزد مستقیم، سربار تولید، ضایعات، موجودی کالای در جریان ساخت و گزارشهای تولید دارند. این موارد معمولاً نیاز به حضور نزدیکتر حسابدار یا تیم مالی در محل شرکت دارد.
البته ممکن است برخی بخشهای مشاورهای یا نظارتی حسابداری تولیدی برونسپاری شود، اما در بسیاری از شرکتهای تولیدی، داشتن حسابدار یا تیم مالی در محل میتواند کنترل بهتری ایجاد کند.
معیارهای تصمیمگیری برای مدیران
برای اینکه مدیران تصمیم بگیرند حسابدار استخدام کنند یا خدمات حسابداری را برونسپاری کنند، بهتر است چند سوال از خود بپرسند:
آیا حجم تراکنشهای مالی شرکت بالاست؟
آیا هر روز نیاز به ثبت سند و کنترل حسابها داریم؟
آیا اطلاعات مالی شرکت بسیار محرمانه است؟
آیا فضای مناسب، سیستم و امکانات لازم برای حضور حسابدار داریم؟
آیا فعالیت شرکت تولیدی، پیمانکاری یا پیچیده است؟
آیا گزارشهای مالی باید بهصورت روزانه یا هفتگی آماده شوند؟
آیا فعلاً فقط چند ساعت یا یکی دو روز در هفته کار حسابداری داریم؟
اگر پاسخ بیشتر سوالها به سمت حجم فعالیت بالا و نیاز روزانه باشد، حسابدار حضوری مناسبتر است. اما اگر فعالیت محدود است و نیاز به حسابدار تماموقت وجود ندارد، برونسپاری میتواند گزینه بهتری باشد.
جمعبندی پادکست
در پادکست شماره ۱۹ حسابان، موضوع استخدام حسابدار یا برونسپاری خدمات حسابداری بررسی شد. نکته اصلی این است که هیچ نسخه یکسانی برای همه کسبوکارها وجود ندارد. انتخاب بین حسابداری در محل و حسابداری برونسپاریشده باید بر اساس حجم فعالیت، نوع کسبوکار، میزان تراکنشها، نیاز به گزارشگیری، محرمانگی اطلاعات و امکانات داخلی شرکت انجام شود.
اگر شرکت تراکنشهای زیاد، اسناد متعدد، نیاز به حضور روزانه حسابدار و اطلاعات مالی حساس دارد، بهتر است حسابداری در محل انجام شود. اما اگر کسبوکار کوچک است، حجم اسناد محدود است و نیاز به حسابدار تماموقت ندارد، برونسپاری حسابداری میتواند انتخابی اقتصادی و منطقی باشد.
در هر دو حالت، نکته مهم این است که گزارشگیری منظم، کنترل حسابهای دریافتنی و پرداختنی، بررسی موجودی بانکها، ثبت بهموقع اسناد و ارتباط مستمر با حسابدار باید جدی گرفته شود.
شرکت آگاه محاسبان شریف با تجربه تخصصی در حوزه خدمات حسابداری، حسابداری در محل، برونسپاری حسابداری، مشاوره مالیاتی، تنظیم اظهارنامه، سامانه مودیان، گزارشهای مالی و مدیریت امور مالی کسبوکارها، آماده همراهی شرکتها و مدیران برای انتخاب بهترین مدل حسابداری است.
برای مطالعه مقالات تخصصی حسابداری و مالیاتی میتوانید به وبسایت رسمی حسابان به آدرس hesaban.net مراجعه کنید. همچنین برای مشاهده آموزشها و نکات روز حسابداری و مالیاتی، صفحه اینستاگرام @taxhesaban را دنبال کنید. برای دریافت مشاوره در زمینه خدمات حسابداری، حسابداری در محل یا برونسپاری حسابداری نیز میتوانید از طریق سایت یا دایرکت اینستاگرام با ما در ارتباط باشید.
